Gestionar el tiempo que se invierte en cada tarea en ocasiones puede ser abrumador. Las prioridades suelen variar a lo largo del día y la lista de pendientes esperando se hace cada vez más larga. De repente, hay tantos to-do que requieren atención que es difícil determinar por dónde empezar.
Por fortuna, Dwight Eisenhower diseñó hace décadas una de las maneras más eficientes de gestionar las tareas a realizar bajo una premisa que define a la perfección su matriz: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente”.
¿Qué es la Matriz Eisenhower?
Se trata de una técnica de gestión del tiempo también conocida como caja Eisenhower, matriz urgente/importante o matriz de administración de tiempo que ayuda a priorizar tareas y aliviar la carga de trabajo a partir de diferenciar lo importante de lo urgente.
Permite ahorrar tiempo y esfuerzo en tareas que no contribuyen significativamente a los objetivos propuestos, orientando la productividad hacia aquellas que requieren toda la atención. Ayuda a la organización del día, la planificación de la semana y la buena gestión de los proyectos.
¿Cómo implementar la Matriz Eisenhower?
Este recurso de organización consta de 4 cuadrantes en los que se encasillan las tareas a realizar para una gestión más eficiente, identificando previamente cuáles son urgentes y cuáles importantes.
Elementos de la Matriz Eisenhower
Cuadrante 1: urgente + importante
En este espacio se establece todo lo que debe realizarse lo antes posible y que no puede delegarse a nadie más. Son las tareas que deben hacerse ahora mismo, requieren de atención y solución inmediata.
Cuadrante 2: importante + no urgente
En este cuadrante se asigna aquello que debe cumplirse, pero no tiene una fecha de entrega cercana. Son las tareas que deben planificarse para su mejor gestión.
Cuadrante 3: urgente + no importante
Se posicionan las tareas que, aunque urgentes de resolver, no son tan relevantes como para solucionarlas individualmente. Eso quiere decir que pueden ser delegadas a alguien del equipo para su seguimiento, sin sacrificar el tiempo que se necesita invertir en otras actividades.
Cuadrante 4: no urgente + no importante
Este cuadrante debe completarse con tareas que roban tiempo, obligan a posponer las tareas de mayor prioridad o generan distracción. Son aquellas que deben ser eliminadas.
Cómo diferenciar lo importante de lo urgente
Es normal que al principio cueste diferenciar estas dos variables y creer que todo es igual de importante y urgente. La realidad es que las tareas importantes contribuyen y afectan de manera directa al objetivo del proyecto, por eso deben ser planificadas con tiempo. Un ejemplo claro es la estructuración de un calendario de contenidos o una producción audiovisual. Lo urgente es aquello que no puede evitarse y requiere de atención cuanto antes. El sentido de urgencia de estas tareas presionan el día a día, por lo que deben ser resueltas a la brevedad. Por ejemplo, si un integrante del equipo requiere una respuesta por un problema que surgió con un cliente, contestar ese correo seguro requiere ser tratado con urgencia.
La ansiedad que genera la carga laboral a menudo se traduce en la imposibilidad de tomar decisiones, algo que está ligado a la regulación del estado de ánimo. Es por esto que adoptar un sistema como la matriz de Eisenhower para evaluar tareas es una manera fácil de reducir la carga emocional.
Utilizar la matriz de Eisenhower con el tiempo hará más fácil identificar la diferencia entre tareas importantes y tareas no importantes así como automatizar las labores del día a día.
Ventajas de la Matriz Eisenhower
Ayuda a identificar qué tareas pueden ser delegadas y cuáles necesitan resolverse con mayor prioridad.
Permite una mayor visibilidad de los pendientes.
Facilita la organización diaria y gestión de proyectos.
Desventajas de la Matriz Eisenhower
Requiere de la habilidad para diferenciar lo urgente de lo importante que, como dijimos anteriormente, en ocasiones es dificultoso.
Las tareas de la matriz urgente/no importante requieren la habilidad de delegar e identificar a quién asignar el pendiente, con qué grado de urgencia y cómo se le hará seguimiento a lo que ahora le corresponde a otra persona.
No siempre será posible actuar de manera inmediata ante algo urgente.
Recomendaciones
No temerle a la toma de decisiones. Es mejor tomarse el tiempo necesario para decidir qué grado de importancia y urgencia tienen las tareas.
Utilizar la matriz no sólo de manera individual, sino con equipos de trabajo para una mejor gestión de tiempos y esfuerzos, así como mayor visibilidad por parte de todos sobre lo que se está trabajando por proyecto.
Ideas finales
La Matriz Eisenhower ayuda al incremento de la productividad y eficiencia de la gestión de tareas. Puede ser utilizada por personas con cargos gerenciales como por trabajadores autónomos que necesitan ordenar los proyectos con los que trabajan.
En Emisarios, nos ayuda mucho en el día a día de la gestión con nuestros clientes y en la organización entre partners. Organiza nuestro trabajo con el foco en los objetivos, elimina los pendientes que nos hacen perder el tiempo y nos ayuda a concentrarnos en lo que es realmente prioritario.